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イベントの企画方法(基本)


10人のパーティーを計画している場合でも、1000人の公開講座を計画している場合でも、すべてのイベントを成功させるための手順があります。このガイドですべてを網羅することはできませんが、ここにいくつかの基本事項があります。

どうして?イベントの目標と目的を決定します(祝う、教育する、資金を調達する、意識を高める、誰かを称える、特別な日付をマークするなど)。組織化プロセスを通じてこれを念頭に置いてください。

何?あなたが主催したいイベントの性質は何ですか。公式ですか、それとも非公式ですか?厳粛なのかお祝いなのか?小または大?一般公開または招待のみ?数時間ですか、それとも一日中ですか?

WHO?あなたがあなたのイベントに何を持っていくべきか、聴衆または人々は誰ですか?誕生日の人の友達や家族?一般市民?若い人や女性のような特定の構成員?

どこ?イベントの性質によって、イベントを開催する場所が決まります。それは誰かの家や賃貸ホールにある可能性があります。会場の種類もあなたの予算とあなたが期待する人々の数に基づいています。

予算-このイベントにいくらのお金をかける必要がありますか?募金活動の場合、何を集めたいですか?すべての予想される費用と予想される収入を含む詳細な予算をまとめます。

カレンダーを計画する-計画する時間が長いほど、イベントはより良くなります。理想的には、ほとんどのイベントについて数か月前に計画します。イベントに至るまでのタスクのカレンダーをまとめます。

チーム-イベントに至るまでの作業とイベント自体を支援するために、乗組員を集めます。いくつは特定のイベントの性質に依存します。多いほど楽しい!

友人、家族、同僚、仲間の学生、有給のスタッフに助けを求めてください。人々が彼らの仕事が何であるかを知っていること、そしてあなたが定期的なチェックインとフォローアップのために適切なコミュニケーションを持っていることを確認してください。

言葉を広める-イベントの性質によって、使用するアウトリーチの種類が決まりますが、印刷された正式な招待状からチラシ、電子メールやFacebookのお知らせまでさまざまなバリエーションがあります。

メディア-一部のイベントでは、プレスリリースを発行し、ラジオやテレビでアナウンスを取得して、情報を広めたいと思うでしょう。地元紙の有料広告は、ソーシャルメディアを介した無料の発表と同様に役立ちます。

リスト-リストは物事を整理します。やることリストを作成します-メインエリアまたはカレンダーごとに分類します。タスクに取り組んでいるすべての人のリストを用意します。買い物リストを作成します。電話リスト。プレスリスト。等。

内容-さまざまなイベントの計画の詳細について話すのに十分なスペースがここにはありません。基本的に、計画しているイベントの種類に必要なものを把握します。いくつかの例...

キッズバースデーパーティー-食べ物、飲み物、ケーキ、計画されたアクティビティ(ゲーム、バウンスハウス、マジシャンなど)、パーティーの記念品、ゲストへの挨拶の計画、プレゼントの開け方など、必要なものがいくつかあります。

講義-必要なもの:講師、モデレーター、マイク/サウンドシステム、表彰台、聴衆用の椅子、照明、軽食、プログラム、本の署名テーブル、看板、興行収入、セキュリティなど。

宴会-必要なもの:食べ物、飲み物、テーブル、椅子、リネン、食器、センターピース、装飾品、娯楽、司会者、募金活動を行う人、サーバー、名前タグなど。

日-あなたが最高の状態にあることを確認してください-よく休んで、栄養を与えられ、整理されています。その日のタスクの1時間ごとの内訳を持っているだけでなく、予期しない問題に備えてください。サポートとバックアップの計画があります。

イベント後-特に将来のイベントを計画している場合は、フォローアップが重要です。チームで評価を行い、何が機能し、何が機能しなかったかを確認します。それを可能にしてくれたすべての人に感謝を送ります。

このガイドがイベントの計画に役立つことを願っています。もしそうなら、それ!ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。または提案。楽しんで、他の人があなたの努力に本当に感謝していることを知ってください。


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